Rozliczanie zakupów na firmę – jak to zrobić?

Prawidłowe rozliczanie zakupów na firmę pozwala uniknąć wielu kłopotów, a poza tym sporo zaoszczędzić. W naszym artykule krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces rozliczania firmowych zakupów – od tego, co można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu, przez prawidłowe udokumentowanie procesu, aż po samo zaksięgowanie. Oprócz tego wskażemy najczęstsze błędy popełniane przez niedoświadczonych przedsiębiorców.

Na czym polega kupowanie na firmę?

Gdy prowadzisz działalność i jesteś podatnikiem VAT w Polsce, możesz kupować przedmioty i usługi potrzebne w Twojej firmie po cenie netto. Wystarczy, że odliczysz wysokość tego podatku w późniejszym rozliczeniu. Ponadto zakup ten podwyższa koszt prowadzenia działalności, a co za tym idzie – zmniejsza podatek dochodowy do zapłacenia.

Kupowanie na firmę w kilku podstawowych krokach prezentuje się następująco:

1. Kupujesz produkt lub usługę potrzebną w Twojej działalności.

2. Dokumentujesz zakup za pomocą np. faktury, na której znajdują się dane Twojej firmy.

3. Ujmujesz zakup w ewidencji księgowej.

4. W efekcie nie płacisz podatku VAT przy zakupie produktu lub usługi, a zwiększony koszt prowadzenia działalności gospodarczej obniża podatki do zapłacenia.

Teraz dowiesz się, jak krok po kroku przejść przez cały proces.

Krok 1: Czy każdy zakup na firmę można rozliczyć w kosztach działalności?

Odpowiedź brzmi – nie. Możesz rozliczyć tylko te wydatki, które bezpośrednio wiążą się z charakterem Twojej działalności, mogą zapewnić Ci przychód lub zabezpieczyć jego źródło.

W większości przypadków w koszty możesz wrzucać:

• materiały biurowe,

• sprzęt elektroniczny,

• usługi księgowe (lub inne, które pozwolą Ci prowadzić działalność),

• opłaty za media, które są wykorzystywane w firmie,

• każdy wydatek, który jest uzasadniony biznesowo i który jesteś w stanie uzasadnić przy kontroli urzędu skarbowego.

Natomiast rozliczać nie możesz:

• zakupów na cele prywatne,

• produktów i usług niezwiązanych z Twoją firmą,

• prezentów dla osób niezwiązanych z działalnością,

• wydatków, które nie są w żaden sposób udokumentowane.

Pamiętaj – z wątpliwościami zawsze warto udać się do księgowego.

Krok 2: Jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowego rozliczenia zakupów na firmę?

Podstawowym i najważniejszym dokumentem jest faktura VAT z prawidłowymi danymi firmy, NIP-em oraz szczegółowym opisem towaru lub usługi. Do zakupów nieprzekraczających kwoty 450 zł brutto wystarczy też paragon z NIP-em Twojej firmy. Jest to tzw. faktura uproszczona.

W przypadku innych dokumentów (np. rachunków) sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie. Nie są za to akceptowane błędnie uzupełnione faktury oraz paragony bez NIP-u.

Co ważne, wszystkie rozliczane dokumenty musisz przechowywać przez co najmniej 5 lat na wypadek kontroli. Okres ten liczy się od końca roku podatkowego, w którym rozliczony był ten wydatek. Dla przykładu: jeśli zakup był wrzucony w koszty w maju 2025 roku, miej dokumenty pod ręką przynajmniej do końca 2030 roku

Krok 3: Jak prawidłowo zaksięgować zakup na firmę?

W zależności od metody księgowania wpisuje się ją do książki przychodów i rozchodów bądź do ewidencji przychodu na podstawie daty wystawienia faktury lub w dniu poniesienia kosztu.

To, jaki sposób wybierzesz, zależy od tego, jaki charakter mają zakupione usługi czy przedmioty. Dla przykładu: jeśli dokonujesz zakupu drogiego sprzętu (powyżej 10 tys. zł netto), to jest to tzw. środek trwały, który będzie używany minimum rok.

Takie koszty podlegają amortyzacji – ich zużycie można regularnie rozliczać przez określony czas od momentu zakupu. Wyjątkiem są mali podatnicy oraz dopiero rozpoczynający działalność – mogą oni skorzystać z jednorazowej amortyzacji.

Koszty bieżące z kolei odnoszą się do jednorazowych zakupów (np. materiałów budowalnych czy biurowych) – te od razu rozliczasz w kosztach.

Nieco więcej zachodu wymagają zakupy w leasingu lub na kredyt. Raty leasingowe rozlicza się jako koszty po otrzymaniu faktury od leasingodawcy. W przypadku kredytu odsetki są kosztem, a zakupiona za kredyt rzecz – środkiem trwałym.

Co warto nadmienić, prawo do rozliczenia zakupu rozpoczyna się w momencie otrzymania faktury. Jeśli jednak nie skorzystasz z tej możliwości, prawo wciąż obowiązuje w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (czyli przez dwa kolejne miesiące lub kwartały, w zależności od sposobu rozliczeń).

Jakie najczęstsze błędy popełniają przedsiębiorcy przy rozliczaniu zakupów i jak ich uniknąć?

Wiesz już, jak rozliczać koszt prowadzenia działalności, by obniżyć podatek dochodowy. Na koniec sprawdź, jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy (postaraj się ich unikać!):

• Wpisywanie nieprawidłowych danych na fakturze – błędne dane, źle wpisany NIP i wystawienie dokumentu na osobę prywatną uniemożliwia rozliczenie kosztu.

• Wliczanie w koszta wydatków prywatnych – nawet jeśli są opłacane z rachunku firmowego. Wtedy konieczna będzie korekta.

• Błędne rozliczanie podatku VAT – pamiętaj, że musisz mieć wystawioną fakturę VAT (lub paragon z NIP-em) na firmę.

• Zbyt szybkie pozbywanie się dokumentów – zgodnie z prawem musisz przechowywać je co najmniej 5 lat na wypadek kontroli.

Sprawdź również: Jak rozliczyć zakup telefonu na firmę? Jak zaksięgować koszty? >>